Zo voorkom je dat mail in de spam terecht komt

O nee: je mail komt in spam terecht. Erg vervelend, want je hebt juist zoveel moeite gedaan om een perfecte e-mail te maken. Gelukkig kun je daar zelf verandering in brengen.

In deze blog deel ik een aantal gouden tips om te voorkomen dat je mail in spam terecht komt.

Inhoudsopgave:

• Mail komt in spam: hoe werkt dat? 
• Wat is een spamfilter?
• Wat is een verzendreputatie?
• Tips om te voorkomen dat je mail in spam terecht komt
  • Tip 1. Voorkom dat ontvangers je mail kenmerken als spam.
  • Tip 2. Voorkom misleidende onderwerpregels.
  • Tip 3. Zorg voor een goed open ratio van je mail.
  • Tip 4. Denk goed na over het gebruik van afbeeldingen.
  • Tip 5. Gebruik geen spam-gevoelige woorden.
  • Tip 6. Maak uitschrijven eenvoudig.
  • Tip 7. Let op waar je naar toe linkt in je mails.
  • Tip 8. Zorg dat je de SPF/DKIM ingesteld hebt voor je mailprogramma.
  • Tip 9. Zet je fysieke adres in de mailing.
• Hoe controleer je of de mail goed genoeg is en niet in spam terecht komt?

Mail komt in spam: hoe werkt dat?

Gemiddeld komt 20% van de mails in de spambox terecht, blijkt uit een benchmark onderzoek van Return Path. Omdat er veel ongewenste mail verzonden wordt, zijn mailproviders erg streng in welke mails in je mailbox terecht komen en welke mails in de spam. Hoe die selectie werkt? Dat werkt eigenlijk heel gemakkelijk.

Op basis van een aantal factoren zijn deze ongewenste spam e-mails te herkennen en worden ze in de spam geplaatst. Deze beoordeling gebeurt door je spamfilter. Helaas zijn deze spamfilters niet 100% accuraat en belanden soms ook  legitieme e-mails in de spam.

Wat is een spamfilter?

Een spamfilter analyseert alle inkomende e-mails om te bepalen of er sprake is van spam. Afhankelijk van het programma (zoals Google, Outlook of Hotmail), staat deze spamfilter anders ingesteld. Concreet: berichten kunnen zonder jouw toestemming naar een spam mapje worden verplaatst of zelfs worden verwijderd.

Spamfilters kunnen zowel worden geïnstalleerd op een server van waaruit de e-mail binnenkomt, als op de computer van de ontvanger. De ene filter kan dan ook strenger afgesteld staan dan de ander.

Omdat iedere spamfilter anders beoordeelt of een mail betrouwbaar is, zijn er ook geen vaste regels om er zeker van te zijn dat je mail niet in spam beland. Wel zijn er richtlijnen waar je rekening mee kan houden om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

Voordat ik naar de tips ga om je te leren hoe je dit doet, is het belangrijk dat je wat meer weet over je verzendreputatie.

Wat is een verzendreputatie?

Je verzendreputatie is een belangrijk onderdeel wanneer je ervoor probeert te zorgen dat je mail niet in spam terecht komt. Jouw verzendreputatie wordt bepaald door een score, toegekend op basis van hoeveel mails je verzonden hebt en hoe deze beoordeeld worden.

Hoe hoger de verzendreputatie, des te kleiner de kans dat je mail in de spam terecht komt. 

Veel van de tips die verderop in de blog aan bod komen, hebben invloed op deze verzendreputatie. Een aantal zaken waarnaar gekeken wordt bij de beoordeling van je e-mails zijn:

• Het aantal mails dat je stuurt
• Hoeveelheid mensen die je mails als spam markeert
• Het aantal interacties met je mail (open, doorsturen, klikken op links)
• Sta je op zwarte lijsten van onbetrouwbare afzenders?
• Hoeveel mensen melden zich af voor je mails? 

Tips om te voorkomen dat je mail in spam terecht komt

Nu je weet waarom mails in de spam terecht komen, wil je vast weten wat je eraan kunt doen om dit te voorkomen.

Onderstaande tips zorgen ervoor dat de kans op een spam-marketing zo klein mogelijk wordt:

Tip 1. Voorkom dat ontvangers je mail kenmerken als spam.

Bij het ontvangen van een e-mail kun je de mail markeren als spam. Daarmee geef je een signaal naar de server dat de mail ongewenst is. Dit wil je als verzender van de mail natuurlijk voorkomen.

Hieronder een aantal handigheidjes die kunnen voorkomen dat jouw mail als spam gemarkeerd wordt:

Duidelijke afzender
Uit onderzoek van Finances Online blijkt dat 45% van de ontvangers van een mail op basis van de afzender beslist om een mail als spam/ongewenst te kenmerken. Zorg er voor dat men duidelijk ziet van wie de mail afkomstig is.

Gebruik daarom een herkenbare naam en e-mailadres als afzender. E-mailadressen zoals voornaamachternaam@domein.nl zijn altijd een goede keus. Voorkom het gebruik van minder betrouwbare e-mailadressen zoals noreply@domein.nl of 5753ab@domein.nl.

Tip: je kan een ontvanger altijd vragen om je afzendadres als contact in hun eigen mailprogramma op te slaan. Daardoor blijf je ook eerder uit de spam.

Eenduidige en herkenbare opmaak

Het gebruiken van een eenduidige opmaak in de huisstijl van je bedrijf, zorgt ervoor dat de ontvanger herkent van wie de mail afkomstig is. Daardoor kenmerkt men de mail minder snel als spam. Zet je logo in de mail, gebruik huisstijl kleuren en houdt dezelfde lettertypen/lettergroottes aan.

Bekijk voor meer tips over dit onderwerp onze blog ‘waar moet je op letten bij het ontwerpen van een nieuwsbrief’.

Goede (en schone) verzendlijst 

Een andere manier om te voorkomen dat je mail als spam gekenmerkt wordt, is door je adressenlijst goed te segmenteren en de inhoud van je mails af te stemmen op de ontvangers. Daardoor voeg je meer waarde toe wat minder irritatie oproept bij de ontvanger. Sterker nog, je bouwt zo juist een betere relatie op met de ontvanger waardoor ze volgende mails eerder openen. Dat is weer positief voor de bezorgbaarheid van je mailings.

Bekijk ook onze blog ‘5 tips voor succesvolle e-mailmarketing’

Tip 2. Voorkom misleidende onderwerpregels

Een spamfilter kijkt ook naar de onderwerpregel. Als deze er niet betrouwbaar uitziet of misleidend is, dan kan de mail gemakkelijker in de spam-box terechtkomen.

Hieronder wat tips om rekening mee te houden. Zo kun je zoveel mogelijk voorkomen dat de spamfilter de mail in de spam plaatst.

• Voorkom te veel hoofdletters: NIEUWSBRIEF JUNI.
• Gebruik niet veel speciale leestekens in je onderwerp (zoals !!??€). Je kunt het beste geen gebruik maken van uitroeptekens en gebruik altijd maar één punt.
• Begin je onderwerp niet met een vraag zoals “Wil jij ook …”.
• Begin je onderwerpregel niet met RE: of FW:.
• Maak je onderwerpregel niet langer dan 40 tekens (inclusief spaties) 
• Probeer het gebruik van emoji’s in je onderwerpregel te voorkomen. Sommige spamfilters plaatsen deze mailings namelijk direct in de spam folder, vooral als er meerdere emoji’s in de onderwerpregel staan. Daarnaast is het zo dat niet iedereen deze emoji’s op dezelfde manier begrijpt.
• Personaliseer je onderwerpregel en e-mail. Op die manier laat je zien dat je niet dezelfde mail naar een grote groep mensen stuurt maar dat je de tijd neemt om de ontvanger gericht te mailen.

Blijft het lastig om het juiste onderwerp te bepalen? Kijk dan eens in je eigen spam-box en naar wat voor onderwerpregels je daar ziet. Het kan je helpen zelf betere onderwerpregels te maken. Verder heeft ActiveCampaign Subject Line Generator gemaakt om je te helpen een goede onderwerpregel te maken.

Tip 3. Zorg voor een goed open ratio van je mail.

Spamfilters kijken naar de verhouding tussen actieve en inactieve e-mailaccounts in je mailinglijst.

Een inactief e-mailaccount is een account dat lange tijd niet is gebruikt of zeer zelden wordt gebruikt. Als je mailt naar een groot aantal inactieve adressen mailt, dan is dat een rode vlag voor spamfilters. Heb je veel inactieve e-mailaccounts in je mailinglijst, dan zie je dat vaak terug in een lager open ratio.

Het is dus belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het open ratio. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je mail verzonden wordt op een moment dat de ontvangers van de mail in de gelegenheid zijn de mails te openen.

Uit onderzoek van Spotler blijkt dat het meest onze mail lezen tussen 7:00 – 9:00 of tussen 19:00 – 21:00. Houd daar dus rekening mee met het moment waarop je de mail stuurt. Onthoud wel dat dit verschilt per doelgroep (zakelijk/particulier, jong/oud etc.).

Gebruik een goede onderwerpregel, segmenteer je lijst voor een beter gepersonaliseerde mailing en schoon je lijst op zodat inactieve abonnees de mails niet meer ontvangen.

Bekijk ook onze blog over hoe je het open ratio van je nieuwsbrieven verbeterd. Daarin staan zeven tips die je zelf kan toepassen om je open ratio te verbeteren.

Terugwinnen van inactieve e-mailaccounts
Je kan er ook voor zorgen dat je inactieve e-mailaccounts weer activeert middels een geautomatiseerde e-mailcampagne. Bekijk hiervoor nummer 11 de ‘Win-back-mail’ in de lijst met must-have mailings voor webshops. Dit is een serie mailings die elkaar opvolgen op basis van of iemand wel of geen interactie met de mail gehad heeft.

Hieronder in het kort de 5 stappen van deze campagne: 

1. Herinner je abonnee eraan dat je bestaat
2. Bied een stimulans aan: bijvoorbeeld door gratis verzending te geven
3. Vraag om feedback: wat kun jij anders doen waardoor de mails wel weer gelezen worden?
4. Opschoning: laat de abonnee weten dat je ze afmeldt tenzij ze op de mail reageren

Lukt het je met bovenstaande tips niet om je inactieve accounts terug te winnen? Schrijf ze dan direct uit van je mailinglijst.

Tip 4. Denk goed na over het gebruik van afbeeldingen

Het versturen van een mail met enkel één afbeelding zorgt ervoor dat de kans groot is dat je mail in de spam terecht komt. Bovendien is deze mail vaak niet direct leesbaar, omdat je in het mailprogramma (Outlook bijvoorbeeld) vaak de afbeeldingen eerst nog moet downloaden voordat je de inhoud kunt lezen.

Zodra je de afbeeldingen downloadt wordt de mail geregistreerd als geopend. Dit heeft een positieve invloed op je verzendreputatie.

Alt-teksten
Om ervoor te zorgen dat je mailing toch leesbaar is als men de afbeeldingen (nog) niet gedownload heeft, is het aan te raden om de afbeeldingen altijd ALT-teksten mee te geven. Op die manier staat er op de plek van de afbeelding een beschrijvende tekst over de afbeelding die er hoort te staan. Dat maakt de mail meteen begrijpelijker.

Formaat van de afbeelding
Natuurlijk mag je best afbeeldingen gebruiken. Sterker nog: afbeeldingen voegen veel toe aan een mail. Let wel op dat afbeeldingen niet de overhand nemen ten opzicht van de tekst. 

Probeer je afbeeldingen ook zo klein mogelijk te houden qua bestandsgrootte (onder de 100kb per afbeelding). Zo kost het zo min mogelijk tijd voor de lezer om de afbeelding te downloaden

Verdeling tussen tekst en afbeeldingen
Over het algemeen is de 60/40 verdeling (60% tekst, 40% afbeeldingen) een goede richtlijn om de bezorgbaarheid van je mail niet negatief te beïnvloeden. Hier is geen harde regel voor omdat niet elke spamfilter dit op dezelfde manier beoordeelt. Wees jezelf er vooral bewust van en probeer je hier zoveel mogelijk aan te houden.

Tip 5. Gebruik geen spam-gevoelige woorden

Sommige spamfilters markeren een mail als spam zodra er bepaalde woorden gebruikt worden die duiden op een onbetrouwbare mail. Er wordt dus ook gekeken naar taalgebruik in de mail. Naast het feit dat de kans op het belanden in de spam groter is, adviseer ik om grof taalgebruik en scheldwoorden te vermijden.

Denk bijvoorbeeld aan termen zoals: koop direct, geld verdienen, winnaar en klik hier. Hieronder wat onderwerpregels die spam-gevoelige woorden bevatten. 

Tip: kijk eens naar de spamgevoelige woordenlijst van Hubspot. Het is weliswaar een Engelstalige lijst, maar hetzelfde geldt voor de Nederlandse vertaling ervan. Doe er je voordeel mee!

Tip 6. Maak uitschrijven eenvoudig

Het uitschrijven voor een nieuwsbrief zorgt niet direct voor een verminderde kans op het belanden in de spam. Het is echter wel een signaal dat men de mail niet meer wil ontvangen.

Als iemand de mails niet meer waardevol vindt en ze niet meer wil ontvangen, dan moet die persoon zich makkelijk kunnen uitschrijven. Dit is tevens ook volgens de wet (en de AVG/GDPR) verplicht. Je moet je eenvoudig met één druk op de knop af kunnen melden. Als je dit moeilijk maakt, dan heeft dit invloed op het open ratio en de kans dat iemand de mail als spam markeert.

Bron: House of U

Het proces na de klik op ‘uitschrijven’
Je hebt geklikt op de button om je uit te schrijven voor de nieuwsbrief. En dan?

Ik zie veel verschillende manieren waarop dit afgehandeld wordt. Soms krijg je een vragenlijst waarin ze je vragen waarom je je afmeldt of je moet nog een klantnummer invullen. Ook zie ik weleens een misleidende afmeldpagina waar je nogmaals je e-mailadres in moet vullen en moet klikken op ‘definitief uitschrijven’. Of je meldt je enkel af voor een bepaalt soort mailings en krijgt wel daarna nog andere mailings van dezelfde afzender.

Allemaal trucjes om zoveel mogelijk mensen te behouden op je mailinglijst. Mijn advies hierin is om het vooral niet te ingewikkeld te maken. Als iemand zich wil uitschrijven, dan moet dat zo eenvoudig mogelijk verlopen. Want zouden ze het proces niet goed doorlopen en ze ontvangen later alsnog mails, dan kan dat de lezer behoorlijk irriteren. Dat wil je natuurlijk niet.

Focus je dus niet op het kosten wat kost behouden van de mensen die zich af willen melden, maar juist op de mensen die je mails wel willen ontvangen.

Natuurlijk kun je nadat iemand op ‘uitschrijven’ geklikt heeft en je die persoon direct van je adressenlijst hebt gehaald, wel nog vragen om een reden/toelichting middels een formulier. Vermeld op die pagina dan eerst duidelijk dat je de persoon hebt uitgeschreven en stel dan de vraag. Zie voorbeeld hieronder: 

Tip 7. Let op waar je naar toe linkt in je mails

Spamfilters controleren naar welke websites je linkt in je mail. Als ze een slechte reputatie hebben, dan kan dit effect hebben op de bezorgbaarheid van jouw mail. Je kan een reputatie wel controleren bijvoorbeeld via de IP & Domain Reputation Center van Cisco.

Vermijd ook het gebruik van ingekorte linkjes in je mails zoals bit.ly. Veel spammers gebruiken namelijk deze ingekorte linkjes en spamfilters zijn er daarom kritischer op. Ook het linken naar een URL die vervolgens doorverwezen wordt naar een andere link (middels een redirect) is af te raden.

Als je linkjes plaatst in je mail, zet de link dan niet als volledige URL in de tekst, maar verwerk de link achter een button of anchor tekst. Vervang https://www.gonect.nl/ door bekijk de blog. Dit is belangrijk omdat veel spammers niet de moeite nemen de link als een hyperlink in de tekst te zetten. 

Tip 8. Zorg dat je de SPF/DKIM ingesteld hebt voor je mailprogramma.

Omdat je vanuit een extern mailprogramma gaat mailen, (ActiveCampaign bijvoorbeeld) moet je aan de server van de ontvanger kenbaar maken dat dit programma namens jou mag mailen. Je stelt daarvoor een zogenaamd SPF- en DKIM-record in.

SPF-record
Het SPF-record (voluit: Sender Policy Framework) wordt ingesteld op je mailserver en geeft aan welk IP-adres mag mailen vanuit je domein. Zodra een mailing verzonden wordt, controleert de server van de ontvanger of het IP-adres van waaruit de mail verzonden is wel toestemming heeft te mogen mailen namens jouw domein.

Staat het IP adres niet in het SPF-record, dan wordt de inhoud van de e-mail niet binnengehaald.

DKIM-record 
Waar het SPF-record de afzender controleert, kijkt het DKIM-record (voluit: DomainKeys Identified Mail) naar de betrouwbaarheid van het bericht zelf. Om dat te controleren voegt het DKIM-record een zogenaamde private key (onzichtbare digitale handtekening) toe aan de mailing. Deze versleuteling zorgt ervoor dat de ontvanger kan controleren of het bericht vanaf het moment van verzenden niet is aangepast.

Dit maakt het verzenden van je mail veiliger en betrouwbaarder wat helpt bij het voorkomen van spam.

Om dit in te stellen adviseer ik je contact op te nemen met de partij die je mailserver beheert. Zij hebben vanuit je mailprogramma het SPF- en DKIM-record nodig om het in te kunnen stellen. Via je eigen mailprogramma kun je vervolgens controleren of het juist is ingesteld.

Tip 9. Zet je fysieke adres in de mailing

Spamfilters kijken niet alleen naar je domein en afzender, maar ook of je fysieke adres in de mailing vermeld staat. Sluit dus elke mail af met je adresgegevens. 

Hoe controleer je of de mail goed genoeg is en niet in spam terecht komt?

Mocht je na bovenstaande tips alsnog problemen hebben met de bezorgbaarheid van je mailings, dan zijn er programma’s die je daarvoor in kan schakelen om een extra controle uit te voeren.

Ik gebruik graag mail-tester.com. Je stuurt je mail naar dit programma en je ziet precies op welke vlakken je mail getest is en wat de resultaten daarvan zijn. Dit helpt je om betere mailings te maken en de kans op spam te verkleinen.

Afhankelijk van welk mailprogramma je gebruikt, kan het ook zijn dat er al automatisch een check is ingebouwd. Zo controleert ActiveCampaign de mailings altijd en krijg je een groen vinkje als de mail positief uit die test komt. Ook Mailchimp checkt op spam, bekijk daarvoor hun pagina over het voorkomen van spam.

Het is minder moeilijk dan het lijkt

Zoals je merkt zijn er veel dingen om rekening mee te houden. Gelukkig kun je veel van deze punten al goed doen door een duidelijke template neer te zetten voor je mailings.

Zorg er vooral voor dat je een betrouwbare verzendreputatie opbouwt. Houd er rekening mee dat je primaire focus moet zijn om een ​​gezonde lijst met contacten te behouden, inhoud te sturen die ze echt willen, je contacten te betrekken en hen aan te moedigen om met mailings te interacteren.

Als je de aandacht op deze onderdelen houdt, verminder je gegarandeerd de kans dat je mails eindigen in de spam.

Meer weten over e-mailmarketing?

Wil jij nog beter e-mailmarketing inzetten?

Bekijk dan ook eens onze andere blogs over e-mailmarketing of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Natuurlijk kun je bij vragen naar aanleiding van deze blog contact met ons opnemen. Via onze chat, of onze contactpagina. Mijn collega’s en ik helpen je graag!